ניהול פרויקטים והקשר לתוכן שלכם
ברשתות החברתיות כל אחד הוא קריאטור (יצרן תוכן). אנו מצלמים בנייד תמונות וסרטונים, עורכים להנהתנו בקלות בעזרת אפליקציות, מעלים פוסטים ומספרים סיפורים ועוד. אבל היי, האם התוכן הזה מקדם אותנו לאן שהוא?
בפוסט ההשקה של אתר Askpavel החדש, פבל כתב שהוא גילה שכדי לעשות SEO טוב, הוא צריך להבין ולעשות עוד דברים – בדיוק כמו מנהל תוכן מקצועי. איש או אשת תוכן צריכים להבין בעוד ממשקים כמו שיווק, משפכים, כתיבה שיווקית, עריכה ובעיקר ניהול פרויקט.
מכיוון שתוכן וקמפיינים הולכים יד ביד ומתוקצבים ולרוב עובדים במקביל עם עוד אנשי מקצוע, ניהול התוכן באופן אפקטיבי משפיע גם על הכנסות ורווחי החברה. בקיצור, איש תוכן טוב צריך לדעת לתכנן, לעבוד בסביבה דינמית ורוויית שינויים ולקבל החלטות ניהוליות.
ת’כלס, אז איך מתכננים תוכן?
התשובה נשמעת פשוטה, אבל יש מאחוריה היסטוריה, אדפטציה ועומק – ניהול תוכן באמצעות גאנט עבודה. רוב הרשתות החברתיות מאפשרות לנו לתזמן מראש כמות תוכן קדימה; בינינו זה חוסך מלא זמן ונותן ראש שקט לכל מנהל תוכן, אבל לא כולם מצליחים לתזמן מראש.
אז איך עושים את זה ובכל זאת מצליחים לתזמן מראש? במדריך הזה נצלול לשיטת ארגון ותכנון התוכן באמצעות גאנט, ונסקור מגוון כלים שיעזרו לכם לנהל בקלות את מערך התוכן השיווקי שלכם.
למה צריך לתכנן מראש תוכן?
קל!
- חוסך ומייעל זמן עבודה.
- עוזר למקד את כל מאמצי השיווק באותה מטרה.
- מאפשר להתמקד בתוכן שמעביר את אותו המסר.
- תורם לעמידה ביעדים.
- מאפשר לייצר תוכן מראש לכל פלטפורמה בהתאמה.
אז למי שלא מכיר, מה זה גאנט תוכן?
בוא נתחיל מהשאלה מה זה גאנט? זהו מושג מעולם ניהול הפרויקטים, המתאר לוח זמנים גרפי לתכנון ובקרה של עבודה. במקור זהו תרשים המפרט את המשימות שיש לבצע על הציר האנכי, ומרווחי זמן על הציר האופקי. מה שגאנט בעצם נותן הוא תמונה כוללת של פרויקט מתחילתו ועד סופו, כולל טווחי זמן, יעדים ומשימות לביצוע.
התרשים, אגב, נקרא על שם הנרי גאנט (Henry Gantt), מהנדס ויועץ ניהולי שהיה הראשון שהשתמש בתרשימים מסוג זה (ב- 1910!). הגאנט הראשון שיצר תוכנן בעזרת כלי הדמיה וויז’ואליה גרפית על מנת למדוד את תפוקת העובדים. כך הוא בעצם קיבל תמונה כוללת על מצב התפוקה של כל העובדים יחד ויכל לנהל אותם.
גאנט תוכן עוזר לנו לנהל את מערך התוכן שאנו מפיקים ומפרסמים. תחשבו על זה שנייה. עשרות של רשתות חברתיות, סוגי תוכן שונים (וידאו, אינפוגרפיקה, כתבות, פוסטים וכדומה) ואפילו מספר מוצרים שונים… בקיצור אלפי משימות לנהל. איך עושים את זה נכון ואפקטיבי? בעזרת גאנט תוכן.
אבל רגע, איך גאנט שבא מעולם של ניהול פרויקט בנייה וניהול עובדים יעזור לי לנהל תוכן? מילת הקסם – אדפטציה.
את הגאנט נהוג לתכנן בעזרת טבלאות אקסל, ואופן הניהול של גאנט עבודה משתנה ומשתדרג יחד עם הטכנולוגיה. נכון להיום יש עשרות אפליקציות לניהול פרויקטים שעובדות במודל הגאנט כמו ASANA או TRELLO, וגם אפליקציות ייעודיות לניהול ותזמון תוכן ברשתות.
בהמשך המדריך תבינו מה עובד בשבילי ויכול לעבוד מעולה גם לכם. ונחזור לאדפטציה: הגאנט צריך להכיל לוח עם תאריכים, ימים ומועדים מיוחדים וכן מקום לארגן הערות ולשבץ כותרות תוכן.
בואו ניקח צעד אחורה, האם באמת צריך להיות בכל הרשתות?
התשובה משתנה ממותג למותג, בהתאם ליעדים ולמטרות וכמובן לקהל היעד. אבל בהחלט, כל מנהל תוכן צריך להכיר לעומק כל רשת חברתית חדשה או ותיקה, כדי לא להישאר מאחור.
ידע הוא כוח. ברגע שמכירים את הרשתות, תוכלו תמיד להתאים את התוכן בצורה הטובה ביותר ולהיות צעד לפני כולם. זו אחת הסיבות למה מנהל תוכן צריך לדעת לנהל. כשמפרסמים במספר רשתות במקביל, ומשאירים מספיק זמן ללמידה של השוק, מנהל תוכן יכול לקבל יתרון תחרותי בחשיפה.
בינינו, לכל רשת יתרון שיווקי וקהל משלה. אז נצלול לשיטה שלי?
מהי השיטה לתכנון אפקטיבי של תוכן שיווקי?
אני יוצרת תוכן כבר שנים, אבל במקור אני בכלל צלמת עם רקע בלימודי שיווק ותואר במידענות (מדע המידע). לאחר שנים של ניסיון כמנהלת שיווק וניהול תוכן לעסקים וארגונים גדולים, יצרתי לעצמי סיסטם שלא מאכזב.
לתכנון התוכן אנו ניגשים אחרי שאנחנו מכירים את המטרות והיעדים העסקיים והשווקים לרבעון הקרוב. כך יש לכם אווטאר לקוח (פרסונה) מדויק.
שלב המאקרו | חיבור השיווק לתוכן
1. מיפוי המוצרים שרוצים למכור במהלך השנה
כל המהות של שיווק באמצעות תוכן הוא שהתוכן אמור ללכת בד בבד עם המטרות השיווקיות שלנו. אנו רוצים לייצר תוכן אפקטיבי, שנותן ערך אמיתי לגולש אך בסופו של יום תומך בתחום המומחיות שלנו, וגם תורם ועוזר לנו למכור שירותים או מוצרים.
תוכן אפקטיבי הוא תוכן שתומך באסטרטגיה השיווקית שלנו, ומעביר את המסר השיווקי של המותג. התכנון צריך להתחיל בחיבור לשיווק. בשלב ראשון, מתחילים במיפוי כללי של מה שרוצים למכור במהלך השנה. נכתוב את הכל בנקודות. ניקח אותנו, אנשי התוכן לדוגמה. מוצרים אפשריים למכירה: הרצאות בנושאי קופי / כתיבה, קורס דיגיטלי ואולי ספר?
2. שיבוץ יעדים – השקות, ימי מכירה ומשפכים בגאנט
לאחר שהרשימה מלאה, “נועצים” את מה שרוצים לקדם במהלך השנה ומתי – זאת בטבלה או לוח שנה חודשי בו יש מועדים חשובים בכל חודש. אישית אני מוצאת את זה נוח יותר, כי כך אתם רואים במאקרו את כל המפה.
המטרה כאן היא לא לפספס שום תוכן שיכול לקדם את מה שאנחנו רוצים, רק כי לא שמנו לב שהגיע חג, חופש או בלאק פריידי. קחו את אותה הדוגמה מהסעיף הקודם. במרץ חל יום האישה ואני רוצה לשווק הרצאה על נשים כותבות, לכן אשבץ את ההרצאה במרץ (כך מבחינת השיווק אדע שאני צריכה לשווק X זמן לפני). בלאק פריידי חל בנובמבר. נניח שאני רוצה לעשות סמינר כתיבה מכירתית לעסקים; אשבץ אותה בקיץ, וכך לעסקים יהיה זמן להתכונן.
לאחר מכן משבצים אחורה, השקות, ימי מכירה ומשפכים.
3. מבט כללי ובדיקת פוטנציאל תוכן שיווקי
כדי שנוכל להגיע ולהתחיל באמת לנהל תוכן, הגענו לחלק האחרון בשלב המאקרו: מבט כללי ובדיקת היתכנות לתוכן שיתאים ליעדים במכירות. בשלב הזה אני מעבירה את היעדים לגאנט תוכן האקסל המושקע שלי. אני מנהלת את הגאנט באקסל כאשר יש לי לשונית לכל חודש. בגאנט מופיעות לי הרשתות החברתיות והמערכות בהן אני מפיצה את התוכן, וכך אני “הולכת אחורה” ומשבצת תוכן רלוונטי לכל יעד ובכל פלטפורמה.
למשל הרצאה ליום האישה: נשים כותבות. ההרצאה תהיה ב 8.3 והיא משובצת בלשונית מרץ בתאריך המתאים והמדויק. ב 1.3 אני משבצת כתבה בבלוג עם הפניה להרצאה, ומעלה פוסטים ברשתות עם הפניה לכתבה. ב-3.3 אני שולחת דיוור, ב-4.3 מעלה פוסטים יותר שיווקיים.
שלב המיקרו | מה עולה מתי
תוכן מטרתו לא רק לשווק אלא גם לתת ערך אמיתי, בחינם. התוכן צריך להיות מחובר למותג, לקהל שלו וכמובן להבהיר לקורא בדיוק מה העסק מוכר. במיקרו אנחנו עוברים לשלב יצירת הערך הנוסף, שלא מחובר להשקה או למכירה כלשהי באופן ישיר. כזה שמטרתו לגרום לאנשים לחבב אותנו ואולי אפילו לעקוב.
כאן לכל מנהל תוכן יש את השיטה שלו. חלק יעבדו עם שמש אסוציאציות ויבדקו לפי הימים והמועדים איזה ערך מעניין הם יכולים לכתוב עליו, ונושאים נוספים בהקשר של התחום שעליו הם כותבים. חלק עובדים עם פינות ומדורים קבועים וחלק משלבים.
בשיטה שלי, לאחר שיבוץ התוכן השיווקי אני משבצת פינות קבועות ואחר כך יוצאת לתוכן אסוציאטיבי. את ההשראה אני מקבלת מהגאנט עצמו, עם כל הימים והמועדים המשובצים בו.
לנוחיותכם, להלן שלבי העבודה:
- שיבוץ ימי מכירה ויעדי תוכן שיווקי.
- שיבוץ פינות קבועות.
- שמש אסוציאציות רעיונות תוכן לקידום.
- שיבוץ כל התוכן, כולל תאריך, יום ושעה.
- קביעת דד ליין ליצירת תוכן ויעדי תזמון.
- כתיבת תוכן והפקת ויז’ואל.
- תזמון ברשתות לפי השיבוץ.
שלבים וכלי עבודה לבניית גאנט ותכנון תוכן
כדי ליצור גאנט יש כל מיני כלים, אקסל ואפליקציות שונות. אל תתבלבלו, תוכנות וכלים לתזמון תוכן אינם מהווים גאנט. גאנט אמור לעזור לנו לראות את התמונה הכללית ולנהל את משימות ודד ליינים. להלן שלבי העבודה בשיטה שלי:
1. טבלת אקסל
אני מתחילה את העבודה בגאנט שנתי שיצרתי באקסל. ישנם כל מיני סוגים של טבלאות שניתן לייצר. אני אוהבת לפרק את הטבלאות לטבלאות חודשיות (כל לשונית בחודש נפרד), וכך יש לי אפשרות לנהל את התוכן בכל הערוצים ואפילו להוסיף שעות. את התזמון אני מבצעת בכל רשת בנפרד או באמצעות קאנבה, ומסמנת בגאנט צ’קבוקס עבור התוכן שכבר תוזמן.
בטבלה שלי תמצאו: יום ותאריך, תאריכים וימים מיוחדים, חגי ישראל ומועדים רלוונטיים אחרים לקהל שלי; הערוצים בהם אני פעילה (כולל אתר, בלוג, דיוור וכדומה); מילות חיפוש SEO שיש לי ביעדים לקידום ומקום להערות. כשאני משבצת, אני מוסיפה שורות לפי כמות הפוסטים היומית במקום הרלוונטי ומוסיפה שעה.
2. טרלו – Trello
טרלו היא מערכת ואפליקציה לניהול פרויקטים בה ניתן לתעד רעיונות, לפרט משימות, להוסיף צ’קליסטים, לתזמן דד ליינים, לצפות ביומן מסודר ואפילו לצרף צוות. המערכת מתממשקת עם זאפייר וניתן לבצע כל מיני אוטומציות למתקדמים.
מה שבעצם המערכת נותנת הוא יכולת ניהול ופירוק התוכן על ציר הזמן למשימות. היא מאפשרת לקבל את התמונה המלאה ולנהל את הכל במבט על. מה שחסר בה כדי להוות גאנט מושלם, הוא הימים המיוחדים והתאריכים. לכן אני משתמשת בה על מנת לפרק למשימות את הפרויקטים הגדולים של התוכן כמו ימי צילום, סרטונים ארוכים, כתבות עומק, תחקירים, ראיונות ועוד.
3. קנבה – Canva
למנויי קנבה, ניתן לייצר את הוויזואל ולתזמן ישירות מקאנבה ברשתות החברתיות. קנבה מאפשרת תזמון בקהילות, בפייסבוק בדפי לינקדאין ועוד – בעזרת התקנת אפליקציה. הכלי הזה מהמם. עדיין הוא לא מאפשר לראות חגים ומועדים וכדומה, ולכן מהווה בשיטה שלי את השלב הסופי של התכנון בעבודה עם טבלת האקסל.
לסקירה המקיפה: מה זה קנבה?
ניתן להשתמש בכל כלי לתזמון ובגדול כל רשת חברתית מאפשרת תזמון משלה.
לסיכום
לא משנה אם אתם עצמאים או מנהלי תוכן שכירים עבור אחרים, שיטת שלושת השלבים שלי לא תאכזב אתכם; וכדי להקל עליכם מעט (ולחסוך ים זמן והסתבכות), אני מזמינה אתכם להוריד את הטמפלייט שלי לגאנט תוכן כאן >
